Claus de la comunicació en la gestió d’equips

Claus de la comunicació en la gestió d’equips

 

Miguel Udaondo Durán, autor de Comunica. Les claus de la comunicació per al lideratge, ens aporta els punts més importants per a la gestió d’equips de treball.

 

 

Elements per a l’èxit d’un equip de treball

Tots els que hem liderat equips de persones som molt conscients de la importància d’un bon estil de comunicació en la manera de treballar i en els resultats dels equips.

Donant per suposada l’existència d’uns adequats coneixements tècnics, a més d’una bona comunicació, una altra de les claus de l’èxit d’un equip professional per assolir els objectius desitjats i optimitzar resultats, és la confiança.

L’actitud, que ha de ser col·laborativa, oberta i de respecte. Això implica humilitat, flexibilitat i tolerància per acceptar la diversitat en qualsevol dels seus sentits.

El compromís, que es refereix a el manteniment dels principis de lleialtat, tant pel que fa als objectius de el grup, com a l’essència dels individus que el componen.

Finalment, la proactivitat, que implica la voluntat constant, manifestada en fets i actuacions, que demostra la constància d’aquest compromís.

Del que es tracta, en suma, és de disposar d’un entorn, que faciliti que cada individu aporta el millor de si mateix i ajuda a obtenir-lo de les persones amb les que es relaciona.

La importància de la comunicació i les paraules

El que propugna aquest article és que la comunicació és la base i el brou de cultiu “sine qua non” perquè puguin donar-se els restants elements per a l’èxit de l’equip de treball, és a dir: la confiança, la proactivitat, el compromís i fins i tot l’actitud.

Està demostrat que, a més d’influir en les persones que ens envolten, la nostra forma de comunicar modela el nostre caràcter i ens fa ser com som. Probablement sigui certa la tesi defensada per Feuerbach, en el seu llibre “Ensenyament de l’alimentació” publicat en 1850, que “som el que mengem”. Del que podem estar profundament convençuts és que “som el que comuniquem” i, per tant, el que pensem i el que fem. Aquesta idea no és nova doncs ja en el segle XVIII, el filòsof i escriptor del romanticisme alemany Novalis, (Georg Philipp Friedrich von Hardenberg), deia que “Les paraules són la configuració acústica de les idees”. De fet, avui sabem bé que les paraules ens impacten, ens commouen i ens fan ser com som, actuant com l’autèntic fonament de la nostra cultura i de la nostra civilització.

Podem estar convençuts que les paraules tenen el poder de fer canviar a les persones. Això ens inclou a nosaltres mateixos, ja que en un procés de comunicació, a més d’un emissor hi ha, al menys, dos receptors: l’altra persona (el receptor) i el mateix emissor, que se sent a si mateix dient allò que transmet.

El llenguatge ha d’estar al nostre servei per ajudar i donar forma a la nostra ment i les nostres idees. Sense oblidar tot el relatiu al component no verbal, que constitueix un element de comunicació encara més poderós i molt més complex que les pròpies paraules.

És també un fet conegut que comuniquem constantment, atès que, a més de amb les nostres paraules, transmetem amb els nostres gestos, amb les nostres mirades, amb la nostra presència i fins i tot amb els nostres silencis. De tot això dependran les nostres accions i les de les persones amb les que ens relacionem.

Per tot l’anterior, dominar l’art de comunicar és especialment important per a un executiu i per a qualsevol persona que hagi d’exercir el lideratge d’un equip. Aprenguem a ser escriptors de les nostres vides i vegem com fer un guió ple de força i missatges que, sense limitar-nos, ens impulsin a nosaltres i als nostres equips. Fer-ho pot ser molt senzill i la diferència entre posar-lo en pràctica i no fer-ho és molt gran.

Més elements de comunicació a controlar

Mitjançant la comunicació introduïm continguts d’informació de l’existència i importància hem de ser conscients. Així, hem de tenir en compte el component emocional de la comunicació, que aporta els matisos diferencials que, com el seu nom indica, desperten i provoquen emocions.

En aquest sentit, sempre hem de considerar dos aspectes: el que nosaltres estem transmetent i el que rebem o interpretem dels altres. Sent conscients d’això, els elements o canals expressius que intervenen i hem de tenir en compte, a més de les paraules a les que acabem de referir-nos, són:

– L’aparença externa: El que rebem, sobretot, a través de la primera impressió.

– La veu: els matisos expressius aporten informació sobre l’estat d’ànim en aquest instant, així com sobre el caràcter i la personalitat

– L’expressió facial: Que serà una font d’informació per identificar com ens trobem anímicament, també en aquest moment.

– La mirada: Prestant atenció, tant a la seva durada i el que expressa, com a la seva manera d’usar-la per a regular la conversa.

– La postura corporal: La seva orientació, posició i fermesa en conjunt. És a dir: el que alguns anomenen “la força de l’estàtua”.

– Els gestos: De cap, mans, cos i extremitats i prestant especial atenció als microgestos.

– El contacte físic: Des del gest de salutació fins a la forma en què algú situa les seves mans sobre els altres, encara que això dependrà molt de país i de la cultura dels que provingui.

– L’ús de l’espai: Observant la distància que mantenim amb els altres i l’espai social i personal en què cada un es desenvolupa.

Com interpretar correctament la comunicació

Partint d’aquestes premisses, si volem interpretar correctament el veritable contingut de la comunicació de les persones, és molt important que tinguem en compte TOT el següent:

1. Aprendre a escoltar més i d’una altra manera. Això implica la necessitat de prestar atenció simultàniament a quatre aspectes o elements mentre es parla: Entendre les paraules que es diuen. Sentir, és a dir, percebre i identificar les emocions que acompanyen el missatge. Interpretar, és a dir, comprendre el captat, tractant fins i tot d’identificar fins i tot les intencions que impulsen el qual s’expressa. I avaluar la importància que té cada element comunicacional identificat, en si i en el seu context.

2. entrenar-nos en l’art de l’observació, prestant atenció als petits detalls del comportament de cada un, practicant tant com puguem fins convertir-lo en un hàbit.

3. Observar i reconèixer el comportament habitual de cada persona, (el propi i el dels altres!), Abans de treure qualsevol tipus de conclusió.

4. Interpretar en conjunt el comportament no verbal dels altres, i mai fer-ho de forma aïllada o independent.

5. Tenir en compte el context en què hi haurà de emmarcar la conducta de cadascú, tenint en compte els factors externs que puguin estar influint en el mateix.

6. Comparar si hi ha coherència entre les paraules que pronuncia cada persona i el que expressa en conjunt amb el seu comportament.

7. A partir de tot l’anterior: respondre, fent saber i verificar que realment hem comprès.

Tres tècniques elementals de suport a adoptar

Són aspectes que hauríem d’incorporar “en automàtic” per desenvolupar la capacitat d’escoltar, entendre i dialogar:

• Cal verificar i aclarir: Mitjançant expressions com: «Em permets que repeteixi el que has dit per assegurar-me que t’he entès correctament?» o «M’ha semblat entendre que el que vols dir és … és correcte?»

• Donar suport: Perquè sempre ajuda a què parla i és un excel·lent element per fomentar la confiança, podent utilitzar frases del tipus: «M’interessa molt el que dius, si us plau continua»

• Estructurar: Controlar que es mantingui la coherència i el sentit, sense permetre que divagacions o aspectes col·laterals ens facin perdre el rumb de la conversa. Per a això podem emprar frases en la línia de: «Que et sembla si veiem els símptomes, tractem de definir el problema i posteriorment vam discutir possibles solucions”.

És a dir, mantenint una estructura mental lògica que contempli primer el “què” i “per què” i després: els “qui, com, on, quant i quan”.

Claus a tenir en compte

Algunes claus addicionals per optimitzar el nostre estil de comunicació dins d’un equip són:

Empatia, generalment millor que neutralitat.

Orientar-se als problemes i a la seva resolució, en comptes d’establir controls o centrar-se en buscar culpables.

Descriure en comptes d’avaluar, és a dir: entrenar-se en l’ús de l’assertivitat, per la qual cosa podem disposar de tècniques i fórmules concretes.

Igualtat, en comptes de superioritat. Establint relacions simètriques i entenent que tractem de companys d’equip. Això és: un lideratge basat en “auctoritas” més que en “potestas”.

Espontaneïtat millor que l’ocupació estratègies que sempre s’acaben descobrint.

Provisionalitat en lloc de certeses perquè sabem on som avui però no què passarà demà.

Aspectes concrets a adoptar per fomentar la participació

Podríem considerar-los “trucs”, ja que es tracta de matisos del comportament que ens serà útil incorporar en la nostra manera de comunicar-nos.

Escolta 70/30. Es refereix a una dada específic a tenir en compte.

En el percentatge de temps dedicat a escoltar i a parlar en una conversa, la meva opinió és que el líder escolti el 70% del temps i parli només el 30%. És a dir, la conveniència d’escoltar més del que es parla. Aclareixo que com a enginyer i especialista en qualitat conec la importància de disposar de dades objectives i sé molt bé que el que no es mesura no millora.

Aprendre a preguntar. És la clau de l’actuació d’un líder-coach. Utilitzant preguntes obertes i oportunes, proposant el que es denominen “preguntes poderoses”.

Cercar sempre més d’una opció en les propostes, per fomentar la creativitat, a més de la implicació dels nostres col·laboradors.

Aconseguir que les iniciatives surtin dels col·laboradors. Aspecte complementari de l’anterior, ja que si les iniciatives surten de cada individu en comptes de ser suggerides o imposades pel superior jeràrquic, el seu nivell d’implicació efectiva en la seva adopció serà molt més alt.

Conclusions

Sóc conscient que aplicar tot el que s’ha exposat, pot suposar per a alguns un nou estil en la manera de comunicar entre les persones d’equips. El que puc confirmar és l’èxit d’aquesta metodologia, a l’estar avalat per la seva aplicació amb centenars de directius de diferents empreses del nostre país durant els últims anys.

Les meves conclusions – o més aviat recomanacions finals – al respecte són dos:

– Practicar, practicar i practicar. Aplicar aquesta forma de comunicació implicarà per a molts un important canvi d’hàbits en la seva manera de relacionar-se, el qual només s’adquireix amb la pràctica.

– El millor de tot és que, al tractar-se d’un procés d’aprenentatge continu, la bona notícia en relació amb la seva implantació és que no hi ha fracàs possible. És a dir, només hi ha dues opcions: O triomfes o aprens. De manera que Ànim i bona sort!

 

Publicat al número 40 de la revista Dirigir Personas.

 

 

Compartir a:
FacebookTwitterLinkedInGoogle GmailOutlook.comGoogle+MeneamePrintFriendly

Deixar comentari

*

Empresas Asociadas Aedipe Catalunya
Banner Nos hacemos de Aedipe Catalunya
Informació Aedipe Catalunya