Claves de la comunicación en la gestión de equipos

Claves de la comunicación en la gestión de equipos

 

Miguel Udaondo Durán, autor de Comunica. Las claves de la comunicación para el liderazgo, nos aporta los puntos más importantes para la gestión de equipos de trabajo.

 

 

Elementos para el éxito de un equipo de trabajo

Todos los que hemos liderado equipos de personas somos muy conscientes de la importancia de un buen estilo de comunicación en el modo de trabajar y en los resultados de los equipos.

Dando por supuesta la existencia de unos adecuados conocimientos técnicos, además de una buena comunicación, otra de las claves del éxito de un equipo profesional para alcanzar los objetivos deseados y optimizar resultados, es la confianza.

La actitud, que ha de ser colaborativa, abierta y de respeto. Ello implica humildad, flexibilidad y tolerancia para aceptar la diversidad en cualquiera de sus sentidos.

El compromiso, que se refiere al mantenimiento de los principios de lealtad, tanto en lo relativo a los objetivos del grupo, como a la esencia de los individuos que lo componen.

Por último, la proactividad, que implica la voluntad constante, manifestada en hechos y actuaciones, que demuestra la constancia de este compromiso.

De lo que se trata, en suma, es de disponer de un entorno, que facilite que cada individuo aporta lo mejor de sí mismo y ayuda a obtenerlo de las personas con las que se relaciona.

La importancia de la comunicación y las palabras

Lo que propugna este artículo es que la comunicación es la base y el caldo de cultivo “sine qua non” para que puedan darse los restantes elementos para el éxito del equipo de trabajo, es decir: la confianza, la proactividad, el compromiso e incluso la actitud.

Está demostrado que, además de influir en las personas que nos rodean, nuestra forma de comunicar modela nuestro carácter y nos hace ser como somos. Probablemente sea cierta la tesis defendida por Feuerbach, en su libro «Enseñanza de la alimentación» publicado en 1850, que “somos lo que comemos”. De lo que podemos estar profundamente convencidos es que “somos lo que comunicamos” y, por ende, lo que pensamos y lo que hacemos. Esta idea no es nueva pues ya en el S.XVIII, el filósofo y escritor del romanticismo alemán Novalis, (Georg Philipp Friedrich von Hardenberg), decía que “Las palabras son la configuración acústica de las ideas”. De hecho, hoy sabemos bien que las palabras nos impactan, nos conmueven y nos hacen ser como somos, actuando como el auténtico cimiento de nuestra cultura y de nuestra civilización.

Podemos estar convencidos de que las palabras tienen el poder de hacer cambiar a las personas. Esto nos incluye a nosotros mismos, pues en un proceso de comunicación, además de un emisor hay, al menos, dos receptores: la otra persona (el receptor) y el propio emisor, que se oye a si mismo diciendo aquello que transmite.

El lenguaje debe estar a nuestro servicio para ayudar y dar forma a nuestra mente y nuestras ideas. Sin olvidar todo lo relativo al componente no verbal, que constituye un elemento de comunicación aún más poderoso y mucho más complejo que las propias palabras.

Es también un hecho conocido que comunicamos constantemente, dado que, además de con nuestras palabras, transmitimos con nuestros gestos, con nuestras miradas, con nuestra presencia e incluso con nuestros silencios. De todo ello dependerán nuestras acciones y las de las personas con las que nos relacionamos.

Por todo lo anterior, dominar el arte de comunicar es especialmente importante para un ejecutivo y para cualquier persona que deba ejercer el liderazgo de un equipo. Aprendamos a ser escritores de nuestras vidas y veamos cómo hacer un guion lleno de fuerza y mensajes que, sin limitarnos, nos impulsen a nosotros y a nuestros equipos. Hacerlo puede ser muy sencillo y la diferencia entre ponerlo en práctica y no hacerlo es muy grande.

Más elementos de comunicación a controlar

Mediante la comunicación introducimos contenidos de información de cuya existencia e importancia debemos ser conscientes. Así, debemos tener en cuenta el componente emocional de la comunicación, que aporta los matices diferenciales que, como su nombre indica, despiertan y provocan emociones.

En este sentido, siempre debemos considerar dos aspectos: lo que nosotros estamos transmitiendo y lo que recibimos o interpretamos de los demás. Siendo conscientes de ello, los elementos o canales expresivos que intervienen y debemos tener en cuenta, además de las palabras a las que acabamos de referirnos, son:

– La apariencia externa: Lo que recibimos, sobre todo, a través de la primera impresión.

– La voz: Cuyos matices expresivos aportan información sobre el estado de ánimo en ese instante, así como sobre el carácter y la personalidad

– La expresión facial: Que será una fuente de información para identificar cómo nos encontramos anímicamente, también en ese momento.

– La mirada: Prestando atención, tanto a su duración y lo que expresa, como a su modo de usarla para regular la conversación.

– La postura corporal: Su orientación, posición y firmeza en conjunto. Es decir: lo que algunos llaman “la fuerza de la estatua”.

– Los gestos: De cabeza, manos, cuerpo y extremidades y prestando especial atención a los microgestos.

– El contacto físico: Desde el gesto de saludo hasta la forma en que alguien sitúa sus manos sobre otros, aunque esto dependerá mucho del país y de la cultura de los que provenga.

– El uso del espacio: Observando la distancia que mantenemos con los demás y el espacio social y personal en el que cada uno se desenvuelve.

Cómo interpretar correctamente la comunicación

Partiendo de estas premisas, si queremos interpretar correctamente el verdadero contenido de la comunicación de las personas, es muy importante que tengamos en cuenta TODO lo siguiente:

1. Aprender a escuchar más y de otra manera. Esto implica la necesidad de prestar atención simultáneamente a cuatro aspectos o elementos mientras se habla: Entender las palabras que se dicen. Sentir, es decir, percibir e identificar las emociones que acompañan al mensaje. Interpretar, esto es, comprender lo captado, tratando incluso de identificar incluso las intenciones que impulsan al que se expresa. Y evaluar la importancia que tiene cada elemento comunicacional identificado, en sí y en su contexto.

2. Entrenarnos en el arte de la observación, prestando atención a los pequeños detalles del comportamiento de cada uno, practicando tanto cuanto podamos hasta convertirlo en un hábito.

3. Observar y reconocer el comportamiento habitual de cada persona, (¡el propio y el de los demás!), antes de sacar cualquier tipo de conclusión.

4. Interpretar en conjunto el comportamiento no verbal de los demás, y nunca hacerlo de forma aislada o independiente.

5. Tener en cuenta el contexto en el que habrá de enmarcarse la conducta de cada uno, teniendo en

cuenta los factores externos que puedan estar influyendo en el mismo.

6. Comparar si hay coherencia entre las palabras que pronuncia cada persona y lo que expresa en conjunto con su comportamiento.

7. A partir de todo lo anterior: responder, haciendo saber y verificando que realmente hemos comprendido.

Tres técnicas elementales de apoyo a adoptar

Son aspectos que deberíamos incorporar “en automático” para desarrollar la capacidad de escuchar, entender y dialogar:

• Verificar y aclarar: Mediante expresiones como: «¿Me permites que repita lo que has dicho para asegurarme de que te he entendido correctamente?» o «Me ha parecido entender que lo que quieres decir es… ¿es correcto?»

• Apoyar: Porque siempre ayuda al que habla y es un excelente elemento para fomentar la confianza, pudiendo utilizar frases del tipo: «Me interesa mucho lo que dices, por favor continúa»

• Estructurar: Controlando que se mantenga la coherencia y el sentido, sin permitir que divagaciones o aspectos colaterales nos hagan perder el rumbo de la conversación. Para ello podemos emplear frases en la línea de: «Que te parece si vemos los síntomas, tratamos de definir el problema y posteriormente discutimos posibles soluciones”.

Es decir, manteniendo una estructura mental lógica que contemple primero el “qué” y “para qué” y después: los “quién, cómo, dónde, cuánto y cuándo”.

Claves a tener en cuenta

Algunas claves adicionales para optimizar nuestro estilo de comunicación dentro de un equipo son:

Empatía, generalmente mejor que neutralidad.

Orientarse a los problemas y a su resolución, en vez de establecer controles o centrarse en buscar culpables.

Describir en vez de evaluar, esto es: entrenarse en el empleo de la asertividad, para lo cual podemos disponer de técnicas y fórmulas concretas.

Igualdad, en vez de superioridad. Estableciendo relaciones simétricas y entendiendo que tratamos de compañeros de equipo. Esto es: un liderazgo basado en “auctoritas” más que en “potestas”.

Espontaneidad mejor que el empleo estrategias que siempre se acaban descubriendo.

Provisionalidad en lugar de certezas porque sabemos dónde estamos hoy pero no qué va a ocurrir mañana.

Aspectos concretos a adoptar para fomentar la participación

Podríamos considerarlos “trucos”, pues se trata de matices del comportamiento que nos será útil incorporar en nuestro modo de comunicarnos.

Escucha 70/30. Se refiere a un dato específico a tener en cuenta.
En el porcentaje de tiempo dedicado a escuchar y a hablar en una conversación, mi opinión es que el líder escuche el 70% del tiempo y hable solo el 30%. Es decir, la conveniencia de escuchar más de lo que se habla. Aclaro que como ingeniero y especialista en calidad conozco la importancia de disponer de datos objetivos y sé muy bien que lo que no se mide no mejora.

Aprender a preguntar. Es la clave de la actuación de un líder-coach. Utilizando preguntas abiertas y oportunas, proponiendo lo que se denominan “preguntas poderosas”.

Buscar siempre más de una opción en las propuestas, para fomentar la creatividad, además de la implicación de nuestros colaboradores.

Conseguir que las iniciativas salgan de los colaboradores. Aspecto complementario del anterior, pues si las iniciativas salen de cada individuo en vez de ser sugeridas o impuestas por el superior jerárquico, su nivel de implicación efectiva en su adopción será mucho más alto.

Conclusiones

Soy consciente de que aplicar todo lo expuesto, puede suponer para algunos un nuevo estilo en la manera de comunicarse entre las personas de equipos. Lo que puedo confirmar es el éxito de esta metodología, al estar avalado por su aplicación con cientos de directivos de distintas empresas de nuestro país durante los últimos años.

Mis conclusiones – o más bien recomendaciones finales – al respecto son dos:

– Practicar, practicar y practicar. Aplicar esta forma de comunicación va a implicar para muchos un importante cambio de hábitos en su modo de relacionarse, el cual solo se adquiere con la práctica.

– Lo mejor de todo es que, al tratarse de un proceso de aprendizaje continuo, la buena noticia en relación con su implantación es que no hay fracaso posible. Es decir, sólo hay dos opciones: O triunfas o aprendes. De manera que ¡Ánimo y buena suerte!

 

Publicado en el número 40 de la revista Dirigir Personas.

 

 

Compartir en:
FacebookTwitterLinkedInGoogle GmailOutlook.comGoogle+MeneamePrintFriendly

Dejar comentario

*

Empresas Asociadas Aedipe Catalunya
Banner Nos hacemos de Aedipe Catalunya
Informació Aedipe Catalunya