Entrevista a José Luis Alonso, Director General de Kyocera España

Publicado el 31/01/2022

La revista Dirigir Personas entrevistó a José Luis Alonso, Director General a Kyocera España, para conocer la gestión e influencia de la pandemia en la forma de trabajar en su compañía.

¿Cuál ha sido su recorrido hasta llegar a la dirección general de Kyocera?

Tras graduarme como ingeniero informático por la Universidad Carlos III, sentí la necesidad de complementar mi formación superior, por lo que comencé un Master en Business Administration por la IDE-CESEM Business School, que luego completé con un Programa de Dirección General en IESE, y un Executive Master en Business Administration por la Universidad Regiomontana de México.

Cuento a mis espaldas con una trayectoria profesional de más de 20 años en el sector TIC, habiendo trabajado en distintas posiciones directivas, tanto de desarrollo de negocio como de CIO, en diversas multinacionales.

Entré a formar parte de KYOCERA Document Solutions España en 2015 como director de Innovación y Tecnología para encargarme de la planificación, diseño y ejecución de la transformación del negocio, y en agosto de 2018 llegó mi nombramiento como Director General. Desde entonces Kyocera ha avanzado en el desarrollo de soluciones de impresión, sistemas de gestión de documentos y consultoría de procesos de negocio, ayudando a las empresas a superar los desafíos de la transformación digital.

Bajo su experiencia profesional, cuéntenos cuál ha sido el mayor reto al que se ha tenido que enfrentar.

Yo creo que gestionar en el año de la pandemia ha sido todo un reto que ha puesto a prueba nuestra capacidad de resiliencia. Y no hablo ya desde un punto de vista técnico, sino desde el enfoque más humano. Insisto siempre en que los problemas técnicos tienen siempre una solución técnica, pero gestionar problemas de personas conlleva múltiples enfoques y decisiones más complejas.

Ante un escenario de lo más incierto, ha sido tremendamente complicado tomar la iniciativa con un discurso transparente y convincente para lograr motivar a los trabajadores, clientes y a nuestro canal de distribución. Por no hablar de las dosis de empatía y capacidad de escucha necesarias para mantener a los equipos cohesionados.

Aunque si lo vemos desde otra perspectiva, sospecho que también ha sido una oportunidad extraordinaria para avanzar como empresa, aportar valor y crear un impacto positivo.

¿Cómo describiría su estilo de liderazgo?

Supongo que esto es algo sobre lo que deberían opinar los demás, pero me gusta pensar que ejerzo un liderazgo participativo que busca empoderar a los equipos y fomentar la colaboración entre las personas, manteniendo siempre una visión estratégica de futuro.

Reconozco que mi background es tecnológico y estratégico, algo que debo balancear siempre con un componente más emocional, pues, al fin y al cabo, gestionar personas va de emociones y experiencias.

¿Cómo ha influido la pandemia en la forma de trabajar en Kyocera?

Es obvio que en marzo de 2020 el confinamiento nos sorprendió a todos en mayor o menor medida, estando algunas empresas menos preparadas que otras y con los deberes sin hacer para hacer frente a lo que vendría después.

Muchas empresas tuvieron que improvisar estructuras para seguir operando en remoto y adaptarse a las nuevas circunstancias sin las herramientas y habilidades necesarias. Afortunadamente, en el caso de Kyocera, la modalidad laboral del trabajo en remoto lleva años con nosotros, por lo que no dudamos en activar su puesta en marcha con carácter indefinido el mismo día que cerraron los colegios, puesto que el bienestar de los empleados ha sido siempre nuestro objetivo principal en todo momento.

De la noche a la mañana tuvimos que desplazar nuestro lugar de trabajo a los hogares de nuestros empleados, y tras un par de semanas iniciales de cierta incertidumbre, en Kyocera nos pusimos a trabajar para seguir en contacto con todos nuestros stakeholders y seguir innovando día a día. Buena muestra de ellos han sido los “Encuentros Digitales” que estrenábamos en abril de 2020, un espacio virtual para ayudar a las empresas a construir Smarter Workspaces y a nuestros clientes a cumplir con sus objetivos empresariales.

Al disponer ya de las herramientas necesarias para que nuestros empleados pudiesen desarrollar su labor desde casa, el cambio se produjo de forma ágil y rápida. Sin duda la tecnología ha sido nuestra mayor aliada durante un año excepcional que pasará a la historia como la mayor disrupción tecnológica que ha experimentado la sociedad. Está claro que los acontecimientos de este último año han cambiado nuestra forma de relacionarnos con el entorno y también nuestra forma de trabajar. Las empresas tenemos que adquirir un compromiso fomentando espacios laborales inclusivos, multigeneracionales y sostenibles, pero, sobre todo, cuidar la formación de nuestros empleados para operar en entornos donde las habilidades digitales son absolutamente imprescindibles.

Como director General de la filial de una compañía multinacional, ¿qué ha sido lo más complicado de gestionar desde marzo de 2020?

Yo diría que gestionar personas es siempre lo más complicado; mucho más ahora que el contexto ha cambiado tan extraordinariamente y nos hemos tenido que estrenar como líderes digitales responsables de coordinar y supervisar equipos de trabajo que operan a distancia, una tarea donde la comunicación y la confianza han sido elementos imprescindibles para mantener el bienestar emocional de la plantilla y minimizar frustraciones.

La labor de la comunicación interna ha sido vital durante toda la pandemia, adquiriendo un papel más relevante que nunca en un contexto de distanciamiento social. En Kyocera pusimos en marcha diversas iniciativas y nuevos canales internos de comunicación desde el área de people & organization, y también desde el área de marketing para mantener al empleado al tanto de todos los acontecimientos y pormenores durante el confinamiento, tratando siempre de dar respuesta a las dudas e inquietudes de la plantilla de forma ágil y transparente. De hecho, durante la pandemia hemos mantenido la celebración mensual de nuestra reunión de resultados, un foro tradicionalmente presencial donde compartimos información sobre la evolución de la compañía con todos los empleados y que ha pasado a ser enteramente virtual.

En cuanto a la comunicación con el resto de nuestros stakeholders, hoy más que nunca es necesario hacer coincidir valores con propósitos de compañía, actuar de forma transparente y situar a las personas en el centro de nuestra propuesta de valor.

Por otro lado, como líderes digitales, hemos de ser capaces de guiar a nuestros colaboradores y alimentar su confianza, ya que sin este componente el proceso de vuelta a la normalidad será mucho más complicado. En este sentido, y dado el momento tan delicado que vivimos, es fundamental descubrir que piensan nuestros equipos, nuestros clientes y nuestros partners.

¿Qué han aprendido las empresas durante estos meses de incertidumbre?

Las empresas hemos aprendido que la digitalización es el único camino posible. Es necesario adoptar tecnologías que nos ayuden a ser más flexibles y mejorar nuestra capacidad de adaptación para así poder absorber todos los cambios futuros. Hablamos fundamentalmente de soluciones que giren alrededor de las necesidades de las personas y del nuevo empleado digital, para que estos puedan desarrollar su actividad, independientemente de su ubicación física.

En cualquier caso, cuando hablamos de digitalización, no podemos centrarnos únicamente en mejorar procesos e implementar soluciones tecnológicas avanzas. No podemos olvidar que son las personas las que ejecutarán los procesos y manejan las herramientas y soluciones.

Ahora que las plantillas de muchas organizaciones se encuentran dispersas y operan tanto de forma presencial como remota, las herramientas tecnológicas han de empoderar el capital humano para hacer frente a los cambios empresariales. Solo aquellas empresas que se preocupen por desarrollar las capacidades digitales adecuadas serán capaces de implantar cambios a corto y medio plazo, saliendo reforzadas de la crisis actual.

¿Tiene Kyocera contemplada una estrategia de vuelta a la oficina?

La salud y la seguridad han sido siempre nuestras prioridades inmediatas al reabrir las oficinas. En Kyocera llevamos meses alternando las modalidades de trabajo presencial y en remoto para que el aforo de nuestras instalaciones en Las Rozas y Barcelona nunca supere el cincuenta por ciento de afluencia y así poder respetar la distancia de seguridad y las medidas de higiene impuestas por la situación pandémica.

Nuestra vuelta a la oficina ha venido orquestada conforme a un plan estratégico diseñado con el objetivo de retomar lazos humanos y empresariales con todos nuestros stakeholders en la nueva normalidad que irá dibujando el proceso de vacunación en nuestro país. Bajo el concepto de “Kyocera Connect”, hemos querido organizar nuestra forma de volver a la oficina para reconectar con los compañeros, clientes, partners, usuarios, proveedores y medios de comunicación.

La pandemia nos ha obligado sin duda a llegar a nuestros grupos de interés de una forma diferente, y es por ello que, recientemente, estrenamos la Hybrid Showroom de Kyocera, un estudio de rodaje y grabación en nuestras instalaciones, y también un espacio innovador destinado a albergar demos virtuales con clientes, eventos híbridos con nuestros partners o cualquier otro tipo de encuentro con empleados que sirva para construir puentes de comunicación.

¿Cómo ha cambiado el concepto de espacio de trabajo en este último año?

No cabe duda de que el espacio de trabajo tal y como lo conocíamos hasta marzo de 2020 ha cambiado para siempre. En pocos meses las organizaciones han experimentado una aceleración digital sin precedentes para adaptar sus procesos operativos a las necesidades del trabajo en remoto, un proceso evolutivo donde se han ido consolidando los Hybrid Workstyles o modelos flexibles que facilitan la vida tanto a las empresas como a las personas. Hablamos de una nueva forma de entender el trabajo destinada a armonizar lo mejor del trabajo en la oficina, como espacio de encuentro y de conexión humana, con el trabajo remoto, facilitador de flexibilidad y conciliación.

Sin duda las empresas que venían apostando por la digitalización y automatización de sus operaciones han sido capaces de reaccionar de forma más ágil. Como Partner de soluciones y servicios de transformación digital en el back office de las organizaciones, en Kyocera llevamos años ayudando a las empresas a convertir sus espacios de trabajo en Smarter Workspaces, espacios capaces de alinear e integrar a las personas, la tecnología y los procesos en un entorno seguro, eficiente y sostenible. La pandemia ha actuado en definitiva como catalizador para acelerar la adopción de espacios de trabajo más inteligentes.

¿Qué dificultades encuentran principalmente las empresas al avanzar en su proceso de transformación digital?

En cuestión de pocos meses, la crisis originada por la pandemia ha precipitado cambios en las compañías que de otra forma hubiese llevado muchos años. Sin duda, la capacidad de inversión en tecnología ha marcado la diferencia a la hora de avanzar en su proceso de transformación. Las empresas con presupuesto han invertido en tecnología para acelerar la digitalización de sus interacciones con todos sus stakeholders, una inversión necesaria para las compañías, pero no suficiente por sí sola, pues no basta si no va acompañada de un liderazgo digital y una cultura empresarial acordes al nuevo escenario.

La estrategia tecnológica de las organizaciones debe construirse sobre la base de unas herramientas que faciliten entornos híbridos y evolucionar hacia patrones de trabajo más flexibles con foco en las personas y en la comunidad con la que interactúan. Asimismo, tenemos que ser capaces de adecuar nuestro modelo de negocio a los nuevos hábitos y necesidades de la sociedad.

¿De qué forma Kyocera ayuda a las empresas a ser más eficientes?

Hoy en día operamos en un entorno laboral cada vez más descentralizado donde el trabajo presencial y en remoto parece que van a convivir en los próximos años, de ahí que en Kyocera sigamos trabajando para adaptar nuestro portfolio de productos y soluciones a las necesidades híbridas del mercado.

Por un lado, el empleado demanda herramientas y tecnologías móviles que les permitan trabajar de una forma más eficiente y la posibilidad de poder acceder a un documento desde cualquier lugar o dispositivo. Por otro lado, las empresas se ven en la obligación de invertir en tecnologías y servicios que proporcionen flexibilidad y escalabilidad acordes a un mundo que evoluciona rápidamente, para fomentar la productividad, la conectividad y la colaboración.

Ante un panorama semejante, invertir en una plataforma de gestión de contenido empresarial alojada en la nube puede ser un buen comienzo para fomentar el trabajo colaborativo y unir equipos distribuidos, además de una opción excelente con capacidad para crecer al ritmo de las necesidades futuras de cada empresa. En Kyocera contamos desde 2017 con nuestra propia plataforma de gestión de contenido empresarial y procesos de negocio. Solpheo es nuestra plataforma ECM, una solución cloud desarrollada para ayudar a las organizaciones a mejorar el acceso a la información, proporcionando un entorno corporativo seguro de gestión de documentos, dotando a los equipos de movilidad y capacidad de colaboración, y ofreciendo una escalabilidad, seguridad y menores costes iniciales.

¿Cómo está ayudando Kyocera a las pymes españolas en su transformación?

Estoy convencido de que la transformación digital en nuestro país pasa obligatoriamente por su consolidación en las pequeñas y medianas empresas de nuestro tejido empresarial. Aquí es precisamente donde la labor de nuestro canal va a ser crucial, primero llegando a todos los rincones de nuestra geografía gracias a su capilaridad, y segundo, ayudando a las pymes españolas a digitalizar todos sus procesos para sostener un modelo de negocio más ágil y flexible, y capacitando a sus empleados con las tecnologías necesarias para que puedan operar desde cualquier ubicación.

En España se van a destinar una parte importantísima de los fondos europeos a la transición digital de las organizaciones para promover su recuperación tras la pandemia del Covid-19 y adaptarnos a la nueva economía digital. Las vías para acceder a estas ayudas son muchas y la información al respecto muy abundante, de ahí la importancia del apoyo asesor que puede prestar nuestro canal al sector pyme para que estas empresas puedan acceder a las vías de ayuda, financiación e información fiscal disponible.

Sin duda el colectivo de las pymes ha sido uno de los más afectados por el coronavirus, por eso Kyocera está presente en la plataforma Acelera Pyme, un proyecto de ventanilla única que consolida un repertorio de soluciones tecnológicas para acelerar la digitalización en las empresas.

¿Cómo ha afectado la pandemia a la impresión en entornos de oficina?

Los volúmenes de impresión en entornos de oficina se desplomaron durante el segundo trimestre de 2020, para recuperarse ligeramente en el tercer trimestre del año. Actualmente hemos remontado hasta alcanzar un 70-80% de los niveles prepandemia.

Lo que sí hemos percibido es un crecimiento de la inversión en servicios y soluciones documentales y otro tipo de herramientas dirigidas a acelerar los nuevos estilos de trabajo híbrido donde el empleado digital se conecta desde diferentes ubicaciones y dispositivos.

En cualquier caso, el papel de las impresoras y equipos multifunción ha cambiado radicalmente en los últimos años, pues no son simplemente un dispositivo de impresión, sino un hub de datos por dónde entra y sale información y desde el que poder iniciar y automatizar procesos de negocio. Hoy en día trabajamos en un mundo omnicanal donde los datos pueden venir de cualquier dispositivo (ordenador, móvil, impresora, tableta, etc.) para integrarse inmediatamente en los sistemas de información de las compañías. La misión de Kyocera en este sentido es ayudar a las organizaciones a convertir el dato, su principal activo, en conocimiento para maximizar la eficiencia empresarial.

¿Qué soluciones ha lanzado Kyocera para apoyar estos nuevos estilos de trabajo híbridos?

Desde el inicio de la pandemia en Kyocera hemos ido acelerando nuestros planes ampliando nuestro portfolio de soluciones para ayudar a las organizaciones a optimizar sus procesos operativos, mejorar la experiencia del empleado digital e impulsar estilos de trabajo híbridos.

Con ese propósito, en 2020 lanzamos una serie de soluciones que ayudan a afrontar estos cambios como son una plataforma para reuniones digitales certificadas con total validez legal, que permite la celebración de reuniones societarias presenciales, en remoto o híbridas con funcionalidades de voto electrónico y redacción digital de actas. En esta misma línea, también hemos lanzado una solución analítica para el control de aforo en tiendas, centros de trabajo, restaurantes, museos, transportes, espacios comerciales, sucursales bancarias o grandes recintos con la que gestionar la afluencia y ocupación máxima en tiempo real, y además disponer de funcionalidades analíticas para conocer mejor el comportamiento de clientes o visitantes corrigiendo o adecuando las necesidades de recursos en base a diferentes criterios establecidos.

Asimismo, también hemos añadido al portfolio una solución que proporciona múltiples maneras de realizar el control horario en las empresas, con la que el trabajador puede fichar en movilidad, desde casa desde múltiples dispositivos o por medio de un kiosco en la oficina con tecnología de reconocimiento facial y de voz. Y a esta le han seguido otras soluciones de RPA (automatización de procesos y conectividad), virtualización del puesto de trabajo y soluciones de protección de la información, que son nuestros lanzamientos más recientes.

¿Son compatibles la innovación tecnológica con el cuidado del medio ambiente?

El Grupo Kyocera lleva más de 80 años empujando la innovación desde ámbitos de la sociedad tan diversos como las telecomunicaciones, la energía, la automoción, la salud o las soluciones documentales, división esta última de Kyocera Document Solutions a la que pertenece nuestra filial en España.

Nuestra cultura corporativa está sumamente influenciada por la filosofía de nuestro fundador, el Doctor Kazuo Inamori, quien desarrolló un conjunto de principios y máximas a partir de sus vivencias personales y profesionales, creando así una filosofía de gestión propia cuyas máximas más importantes consisten en “hacer lo correcto como ser humano” y «contribuir al avance de la sociedad y de la humanidad». Con estos fundamentos de partida, en Kyocera tenemos claro que el verdadero valor de la innovación tecnológica reside en el beneficio que ésta aporta a la sociedad.

Desde la división de Document Solutions, en Kyocera trabajamos en una doble vertiente para minimizar el impacto medioambiental: a través del desarrollo de tecnologías de larga duración en nuestros dispositivos de impresión y a través de soluciones que facilitan estilos de trabajo híbridos y sostenibles.